در این مقاله ما به تعریف از صورتجلسه، انواع صورتجلسات و نکات مهمی در تنظیم صورتجلسات خواهیم پرداخت.

تعریف صورتجلسه

صورتجلسه به اینگونه تعریف می شود، نوشته ای است که شامل تمام مذاکرات و مصوبات جلسات رسمی می باشد. یک صورت جلسه شامل محل برگزاری جلسه، تاریخ برگزاری آن، حاضرین و غایبین جلسه و تمام مذاکرات و مصوبات درون جلسه می باشد.

به طور کلی تمام تغییرات شرکت های تجاری باید در صورتجلسه ها ذکر شود. یعنی هرگونه تغییراتی در شرکت که و تصمیمات جدید مانند افزایش و یا کاهش سرمایه گذاری، خروج و یا ورود شرکا، تبدیل سهام و بسیاری دیگر از موارد باید در صورتجلسه ذکر شود.

انواع صورتجلسات

صورتجلسه ها انواع مختلفی دارند که شامل موارد زیر می باشند.

  • صورت‌جلسه هیات مدیره
  • صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی سالیانه
  • صورت‌جلسه مجمع عمومی فوق‌العاده
  • صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده

الگوی صورتجلسه

برای تنظیم صورتجلسه ها الگوهای از پیش تعیین شده و روشنی وجود دارد. و در کل تمرکز اصلی بر مصوبات، اقدام کنندگان و مهلت اقدام می باشد.

به طور کلی چند سوال اساسی در نوشتن صوتجلسه وجود دارد که شامل موارد زیر می باشد

شرح و توضیح دقیق دلیل چیستی مصوبه

  • دلایل و اهمیت مصوبه
  • ذکر محل برگزاری جلسه
  • شرح زمان دقیق و مهلت انجام مصوبه
  • مسئول اجرای مصوبه
  • شرح دقیق فرآیند انجام مصوبه

 

مراحل تنظیم صورتجلسه

برای تنظیم یک صورتجلسه باید مراحلی طی شود که در ادامه به آن ها خواهیم پرداخت.

  • انتخاب صحیح نوع صورتجلسه

با توجه به نوع شرکت انتخاب صورت جلسه بسیار مهم می باشد. باید در انتخاب نوع صورت جلسه بسیار دقت نمود و اگر صورتجلسه برای یک جلسه اشتباهی تنظیم شود، باعث رد شدن آن می شود.

  • تنظیم صورتجلسه به صورت کامل و جامع

باید متن صورتجلسه عینا با نمونه ای که توسط اداره ثبت شرکت ها می باشد، کامل و دقیق و عینا مثل آن تنظیم شود.

  • ارسال صورتجلسه به اداره ثبت شرکت ها

بعد از اینکه صورتجلسه تنظیم شد و توسط اعضا امضا شد، اصل آن را به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود. دقت شود که هیچ گونه کپی و یا حتی کپی برابر با اصل پذیرفته نمی باشد.

  • نامگذاری دقیق صورت جلسه

باید دقت شود که یک نام درست برای صورتجلسه انتخاب شود و از ذکر انوع مختلفی از صورتجلسه ها را در یک صورتجلسه خودداری شود.

  • دریافت کد رهگیری

مهم ترین رکن در پذیرش و شناسایی یک صورتجلسه کد رهگیری می باشد که توسط سامانه برای شما صادر گردیده است. باید بارکد تصویری و کد رهگیری، در بالای برگه صورتجلسه درج شود. همچنین باید بارکد رهگیری و یک نسخه از رسید پذیرش را بر روی پاکت پیوست کنید.

  • شناسه ملی و شماره ثبت

در تنظیم صورتجلسه شناسه ملی و شماره ثبت بسیار مهم می باشد. اگر شناسه ملی و شماره ثبت شرکت مطابقت نداشته باشد و یا بیش از یک شناسه ملی به شرکت شما اختصاص یاد باعث رد شدن صورتجلسه می شود.

  • تاریخ صورتجلسه

ذکر دقیق تاریخ صورت جلسه بسیار مهم می باشد. باید دقت شود که تاریخ ثبت شده در صورت جلسه امضا شده و سامانه یکی باشد.

بیشتر بخوانید!
تمامی نکاتی که برای ثبت شرکت مدنی باید بدانیم

 

 

این پست چقدر مفید بود؟

بر روی یک ستاره کلیک کنید تا به آن امتیاز دهید!

میانگین امتیاز ۱ / ۵٫ بر روی یک ستاره کلیک کنید تا به آن امتیاز دهید! ۲

تاکنون رأی ندارید! اولین نفری باشید که به این پست امتیاز می دهد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *