تنظیم صورتجلسه شرکت

• چگونگی تنظیم و تدوین صورتجلسه تغییرات شرکت ها

پس از تمام شدن مراحل ثبت شرکت ، شرکت شما دارای شخصیت حقوقی می شود و در این مرحله شما می توانید نسبت به اعمال تغییرات شرکت خود در چارچوب اساسنامه اقدام نمایید. اما جهت ثبت و معتبر بودن این تغییرات لازم است که آنها را طی یک صورتجلسه به رشته تحریر در آورده  و به اداره ثبت شرکتها ارائه نمایید .پس از آن صورتجلسه تغییرات شما به ثبت رسیده و وجهه قانونی می یابد. اگر فقط شرکتی نیاز به تحریر صورتجلسه دارد و خود قصد پیگیری کار خود در اداره ثبت شرکتها  را دارد ، موسسه حقوقی بین الملل های ثبت این خدمت را ارائه می دهد.

اکثر تنظیمات صورتجلسه تغییراتی که در شرکتها می تواند انجام شود عبارتند از:

• افزایش سرمایه

• کاهش سرمایه

• ورود شریک جدید

• خروج شریک

• تغیر موضوع یا الحاق موردی به آن

• تغییر آدرس

• تغییر نام

• و…

مدارک مورد نیاز جهت تحریر صورتجلسه

الف) تصویر شناسنامه و کارت ملی هر یک از اعضای هیأت مدیره و بازرسین

ب) تصویر آگهی تاسیس و روزنامه رسمی  و تغییرات قبلی شرکت و اساسنامه شرکت

ج)تعیین  نوع تغییرات توسط متقاضی

موسسه حقوقی بین الملل های ثبت صورتجلسه تغییرات را در کوتاهترین زمان تنظیم نموده ودر صورت وجود اشکالات احتمالی در آن نسبت به اصلاح صورتجلسات نیز به شما یاری می رساند.

مواردی که می تواند موجب رد صورتجلسه تغییرات شرکت ها شود

به منظور ثبت صورتجلسه تغییرات رعایت نکات حقوقی و اجرایی زیادی لازم است که عدم دقت به هر کدام سبب اتلاف وقت ، انرژی و هزینه شما عزیزان می گردد . بنابراین پیشنهاد می کنیم که کار تنظیم و ثبت صورتجلسات خود را به وکلای مجرب و کارشناسانموسسه حقوقی بین الملل های ثبت بسپارید.اما در صورتی که انجام این کار را خود بر عهده گرفتید رعایت نکات زیر ضروری است :

•       وقتی موسسین شرکت قصد انجام چند تغییر همزمان در شرکت را دارند (مثلا تغییر اعضا، تغییر در سهام شرکت، تغییر آدرس و سایر تغییرات) باید برای هر یک صورتجلسه مجزا تنظیم کرده و با توجه به نوع صورتجلسات (مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده، هیأت مدیره) برای هر یک پذیرش جداگانه بگیرد. اگر صورتجلسه ای بدون پذیرش اینترنتی به همراه صورتجلساتی که در سامانه پذیرش شده اند ارجاع گردد صورتجلسه شما مردود  خواهد شد.

•       انتخاب صحیح نوع صورتجلسات با توجه به نوع شرکت بسیار مهم و تعیین کننده است. به عنوان مثال  برای انحلال یک شرکت با مسئولیت محدود حتما باید صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده تنظیم شود و در صورتی که صورتجلسه انحلال ذیل سایر عناوین صورتجلسات تشکیل گردد موجب رد صورتجلسه می گردد.

•       متن صورتجلسه را کامل و دقیق و عیناً مانند نمونه ارائه شده از اداره ثبت شرکتها تنظیم نمایید. ضمنا دقت کنید که متن صورتجلسه تایپ شده در سامانه عینا و  به طور دقیق  با متن صورتجلسه روی کاغذ که به اداره ثبت شرکتها ارجاع داده می شود  تطابق داشته باشد تا به رد صورتجلسه نینجامد.

•       اصل صورتجلسه امضاء شده توسط اعضا باید به اداره ثبت شرکتها ارسال گردد ، نه کپی یا کپی برابر اصل صورتجلسه!

•       اگر صورتجلسه مورد درخواست شما تغییر نام شرکت به همراه تغییرات دیگر است، حتی المقدور صورتجلسه‌ ای مجزا تدوین و ارجاع نمایید.چون در صورتی که نام پیشنهادی شما تأیید نشود، بقیه تصمیمات ذکر شده در صورتجلسه هم همراه با عدم تایید نام رد می شود.

•       هیچگاه انواع متفاوتی از صورتجلسه را در یک صورتجلسه ترکیب نکنید.  از ذکر عناوین صورتجلسه همچون «مجمع عمومی فوق العاده و عادی به طور فوق العاده» خودداری کنید. چون بدون شک باعث رد پذیرش صورتجلسه شما می‌شود.

•       دقت نمایید که شماره رهگیری صادر شده جهت صورتجلسه شما رکن اصلی شناسایی و پذیرش صورتجلسه است. حتما در بالای برگه صورتجلسه شماره رهگیری و بارکد صادر شده درج شود، همچنین یک نسخه از رسید پذیرش حاوی شماره و بارکد رهگیری را روی پاکت پیوست نمایید.

نکته : کمرنگ یا ناخوانا بودن کد رهگیری موجب رد صورتجلسه شما می شود.

•       در صورتی که چندین صورتجلسه همزمان پذیرش کرده‌اید همه را با یک پوشه و پاکت ارسال کنید و قسمت فوقانی رسیدها را که شماره رهگیری بر روی آن درج شده است ببرید و همه را بر روی یک پاکت بچسبانید.

•       اگر شماره ثبت و یا شناسه ملی شرکت یا مؤسسه شما با هم مطابقت ندارد یا بیش از یک شناسه ملی به شرکت شما تخصیص یافته و به همین دلیل امکان پذیرش صورتجلسه خود را ندارید، قبل از اقدام به پذیرش صورتجلسه خود به واحد تعیین شناسه ملی واقع در اداره تعیین نام ثبت شرکتها مراجعه فرمایید.

•       اگر قصد استفاده از خدمات یک وکیل را دارید، به خاطر داشته باشید که حتما اصل یا کپی برابر اصل وکالتنامه وکیل را به پرونده خود ملحق کنید، وگرنه در صورت پشیمانی بعدا و در طی مراحل بعد از ارسال مدارک امکان ضمیمه کردن وکیل و وکالتنامه او  به پرونده وجود نخواهد داشت.

•       تاریخ صورتجلسه موضوع بسیار مهمی است. دقت نمایید که تاریخ ذکر شده در هر دو صورتجلسه امضا شده یکی باشد و با تاریخ ذکر شده در سامانه نیز دقیقا همخوانی داشته باشد.