در برخی موارد انجام معاملات باید با موافقت هیئت مدیره باشد. و پس از آنکه هیئت مدیره موافقت خود را با معاملات اعلام کرد بازرس شرکت را از معامله ای که اجازه آن داده شده مطلع نماید و گزارش آن را به اولین مجمع عمومی عادی صاحبان سهام بدهد.
بازرس در شرکت ضمن ارائه گزارش در رابطه با موضوع و اعلام نظر خوددر رابطه با معامله ، گزارش را به مجمع تقدیم میکند. این نوع معاملات، همان هایی است که با شرکت و یا به حساب شرکت به طور مستقیم توسط خود مدیر یا مدیر عامل یا غیرمستقیم از طریق واسطه انجام می شود.
ضمن اینکه مسئولیت ضرر و زیان ناشی از انجام معاملاتی که اعضای هیئت مدیره اجازه انجام آن را داده اند، بر عهده کسانی از آن ها که به آن رای داده اند و نیز بر عهده مدیر و مدیرعامل معامله کننده است و همگی به صورت تضامنی مسئول جبران ضرر شرکت هستند .
در صورتی که معامله ای توسط مدیر یا مدیرعامل صورت پذیرد و اما توسط هیئت مدیره شرکت اجازه داده نشود، و آن را تصویب نکند، آن معامله عملا باطل است. بر اساس ماده ۱۳۱ قانون لایحه اصلاحی برای درخواست ابطال معامله باید تا مدت زمان ۳ سال از تاریخ انقضا و در مورد معامله مخفی تا سه سال از تاریخ کشف آن از دادگاه صلاحیت دار به عمل می آید.
برای اجازه داشتن معامله توسط هیئت مدیره ، عملی خاص صورت میپذیرد آن هم به این شکل که مدیر یا مدیرعامل ذی نفع هیئت مدیره را از انجام معامله خبر می کند و ضمن یک رای گیری و بدون شرکت ذی نفع در رای گیری، به آن رای مثبت یا منفی می دهد.