ثبت شرکت قراردادی است که در آن اشخاص حقیقی و حقوقی با یکدیگر به توافق می‌رسند تا پیش برد اعمال و فعالیت‌های خود را به صورت قانونی، مطابق با قوانین خاص هر کشور انجام دهند.
سامانه جامع ثبت شرکتها سامانه‌ای است که به عنوان یکی از زیر مجموعه‌های سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، امکانات بسیاری را در رابطه با شرکتها و مؤسسات تجاری و غیر تجاری فراهم کرده است. برخی از این امکانات عبارتند از:
- تاسیس یا ثبت کردن شخص حقوقی
- پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی
- ثبت نام اظهارنامه دفتر ثبت تجاری
- درخواست کد فراگیر
یکی دیگر از خدمات این سایت، راه اندازی سامانه ثبت اینترنتی صورتجلسه تغییرات شرکت است که به‌وسیله آن می‌توانید صورتجلسه تغییرات شرکت را به‌صورت اینترنتی ثبت کنید. صورتجلسه، گزارشی است که پس از برگزاری جلسات در شرکت ها، تهیه و تنظیم میشود و کلیه موارد ذکر شده در جلسه و تصمیمات گرفته شده از جمله اقدام برای تغییرات در خصوص نام شرکت و مواردی مانند این، در آن ذکر می شود. اما برای رسمی شدن و قانونی اعلام شدن برخی از این تغییرات، شرکتها باید صورتجلسه تنظیمی را در سایت اداره ثبت شرکت ها ثبت کنند. در غیر این صورت، تغییرات مورد نظر مدیران و صاحب نظران شرکت، در بانک‌ها، سازمان‌های مربوطه و موسسات اعمال نخواهد شد. معمولا پس از گذشت زمان برخی اطلاعات شرکتها مثل آدرسشان تغییر می‌کند. برای مواردی مانند آدرس شرکت، موضوع فعالیت شرکت، تغییر نام شرکت، افزایش و کاهش سرمایه، حدود اختیارات مدیران و اعضای هیئت مدیره شرکت، اصلاح مواد اساسنامه، انحلال شرکت و… با توجه به اینکه اطلاعات شرکتها باید همیشه دقیق و کامل باشد، نیاز به ایجاد تغییرات وجود دارد که برخی از این تغییرات الزامی هستند.
موارد الزامی ثبت تغییرات شرکت:
- تغییر اساسنامه
- تمدید مدت شرکت، افزون بر مدت مقرر
- انحلال شرکت، حتی در صورتی که انحلال به واسطه‌ی انقضای مدت شرکت صورت بگیرد.
- تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکاء یا خروج بعضی از آن ها از شرکت، همچنین تغییر مدیر یا مدیران شرکت
- تغییر اسم شرکت
متقاضیانی که قصد ثبت اینترنتی صورتجلسه تغییرات شرکت را دارند، باید پس از ورود به سایت سامانه، با وارد کردن شناسه ملی شرکت و طی کردن مراحل ثبت درخواست مطابق راهنما و آنچه در سامانه آمده است، برای ثبت اینترنتی صورتجلسه تغییرات شرکت اقدام کنند. سامانه ثبت تغییرات شرکت irsherkat.ssaa.ir است.
سامانه ثبت تغییرات شرکت ها
قبل از راه اندازی سامانه جامع ثبت شرکتها، کلیه افرادی که قصد تاسیس شعبه‌ای از شرکت های قانون تجارت یا موسسه غیر تجاری را داشتند، باید به‌منظور ثبت شرکت یا موسسه مورد نظر خود به‌صورت حضوری به اداره ثبت شرکت‌های حوزه مربوطه آن شرکتها یا موسسات مراجعه نموده، درخواست ثبت تغییرات شرکت را اعلام کرده و کلیه مراحل آن از ارائه اظهارنامه ثبت و صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت تا ارائه مدارک مورد نظر و در نهایت، انتشار آگهی تاسیس در یکی از روزنامه‌های رسمی را به شکل حضوری پیگیری می کردند. مراجعه حضوری متقاضیان ثبت شرکتها یا موسسات تجاری یا غیر تجاری و ثبت تغییرات مربوط به آنها ، جدای اینکه برای این متقاضیان هزینه و زمان زیادی را طلب می‌کرد، با اجتماع این افراد در کلیه ادارات ثبت شرکت ها و درخواست‌های پرتعداد آن ها در روند امور ثبت و تغییرات ثبت شرکتها و موسسات در این ادارات نیز باعث کندی می‌شد. به همین دلایل، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که یکی از زیر مجموعه‌های آن اداره ثبت شرکتها است، سامانه‌ای را راه اندازی کرد که امروزه آن را با نام سامانه جامع ثبت شرکتها از آن یاد میشود.
هزینه و زمان لازم برای ثبت تغییرات شرکت
هزینه مورد نیاز برای ثبت تغییرات شرکت، با وابستگی به عواملی مثل تعداد صورتجلسات، نوع تصمیمات اخذ شده راجب تغییر، حوزه فعالیت شرکت و… متفاوت است. همچنین تکمیل فرایند ثبت تغییرات شرکت می‌تواند حدود ۱۲ روز طول بکشد که این مدت به میزان تجربه شما نیز بستگی دارد. برای اطمینان حاصل کردن از بهترین نحو تکمیل فرایند ثبت تغییرات شرکت در کوتاه ترین زمان ممکن با مشاوران وب‌سایت ما تماس حاصل کنید.
|
مدت زمان ثبت تغییرات |
۱۲ روز |
|
هزینه ثبت تغییرات شرکت |
۱ میلیون و ۲۰۰ هزار تومان |
|
مدارک لازم جهت ثبت تغییرات |
کارت ملی، ثنا، شماره همراه اعضا و… |
مراحل کار با سامانه ثبت تغییرات شرکت در یک نگاه
- اطلاعات شخصیت حقوقی
- اطلاعات جلسه
- تصمیمات اتخاذ شده در جلسه
- تغییر اطلاعات شخصیت حقوقی
- نام‌های درخواستی
- سهام یا سرمایه شخصیت حقوقی
- موضوع فعالیت بعد از اعمال تغییرات
- اشخاص
- سهام اشخاص
- سمت اشخاص
- ارتباط اشخاص
- شعب شرکت
- روزنامه
- تایید درستی ورود اطلاعات و مدارک مورد نیاز
- متن دقیق صورتجلسه
- پذیرش نهایی صورتجلسه تغییرات
آموزش کار با سامانه ثبت تغییرات شرکت
بعد از اینکه صورتجلسه مجمع و یا هیئت مدیره یک شرکت تهیه و تنظیم شد، باید یک نفر به عنوان متقاضی با مراجعه به سایت www.irsherkat.ssaa.ir وظیفه تکمیل فرم‌های الکترونیکی را به عهده بگیرد. پس از ورود به سامانه ثبت شرکتها، گزینه صورتجلسه تغییرات را انتخاب کنید تا بتوانید برای ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص یا عام و سایر شرکت ها و موسسات اقدام کنید.
مرحله ۱: اطلاعات شخصیت حقوقی
پس از ورود به سامانه اولین مرحله از فرایند ثبت تغییرات شرکت، ارائه اطلاعات است. اطلاعات اشخاص حقوقی مانند شناسه ملی شرکت و در صورت نداشتن شناسه ملی ، وارد کردن شماره ثبت و نوع شرکت(سهامی خاص، با مسئولیت محدود و …)، انتخاب استان و… باید به‌طور دقیق و کامل وارد شوند تا متقاضی بتواند وارد مراحل بعدی بشود.
مرحله ۲: اطلاعات جلسه
یکی از مهم‌ترین مولفه‌های تنظیم صورتجلسه تغییرات ، انتخاب مجامع متناسب (مجامع عمومی، مجماع عمومی فوق‌العاده یا مجامع هیئت مدیره) با تصمیمات حاضرین در جلسه است. انتخاب هر مجمع و یا جلسه هیئت مدیره در سامانه نمایش تصمیمات متناسب را به‌دنبال دارد و در صلاحیت آن مجمع و یا جلسه تشکیل میشود که متقاضی می‌تواند از فهرست آن یک یا چند تصمیم را انتخاب کند.
در سامانه جامع ثبت شرکتها به آدرس www.irsherkat.ssaa.ir بخشی به‌نام مدارک مورد نیاز و مراحل ثبت تغییرات وجود دارد. با دانلود و مطالعه فایلی که در این قسمت وجود دارد، متقاضی در انتخاب نوع مجمع یا جلسه متناسب با تصمیمات، نوع شخصیت حقوقی و تعیین مدارک لازم راهنمایی میشود.
اطلاعاتی از قبیل مشخصات فردی متقاضی، زمان دقیق و تاریخ مجمع، نوع صورتجلسه و… در این بخش درخواست می‌شوند.
مرحله ۳: تصمیمات اتخاذ شده در جلسه
تصمیمات اتخاذ شده در جلسه باید به‌طور دقیق و مطابق آنچه در صورتجلسه آمده است در این بخش آورده شود. تصمیمات جلسه براساس نوع مجمع جلسه است. مطابق قانون ثبت شرکتها و قانون تجارت، هر اختیاری که به جلسات مجمع عمومی عادی یا فوق‌العاده و مجمع هیئت مدیره داده شده است می‌تواند تصمیمات جلسه باشد. می‌توان با انتخاب یک یا چند تصمیم در این بخش، به مرحله بعد رفت.
مرحله ۴: تغییر اطلاعات شخصیت حقوقی
با توجه به نوع صورتجلسه درصورتی که برخی از اطلاعات شخصیت حقوقی نیاز به تغییر داشته باشند در این مرحله باید اطلاعات مربوطه وارد شوند.
مرحله ۵: نام‌های درخواستی
در این مرحله باید اسامی اشخاص ذکر شده را به ترتیب اولویت پیشنهادی وارد کرد. اگر اولویت‌های بالاتر مورد قبول واقع شود به اولویت‌های پایین‌تر اهمیت داده نمی‌شود. سپس باید در کادر نام درخواستی اسم مورد نظر تایپ شود. اگر نیاز به توضیح اضافه‌ای بود در قسمت توضیحات متقاضی وارد می‌کنیم؛ با کلیک بر روی کلید ثبت نام اسم پیشنهادی را اضافه می‌کنیم. تعداد اسامی پیشنهادی نهایتا ۵ عدد است. همچنین برای حذف یک اسم بر روی کلید «حذف» کلیک می‌کنیم.
مرحله ۶: سهام یا سرمایه شخصیت حقوقی
در این مرحله می‌بایست میزان سهام یا سرمایه شخصیت حقوقی به‌صورت دقیق وارد گردد.
مرحله ۷: موضوع فعالیت بعد از اعمال تغییرات
در مواقعی که صورتجلسه مربوطه به تغییر موضوع فعالیت شرکت رای می‌دهد، باید حوزه جدید فعالیت شرکت را در این مرحله مشخص کرد.
مرحله ۸: اشخاص
در این مرحله از ثبت تغییرات شرکت، ارائه کامل مشخصات شناسنامه ای و شماره ملی اشخاص حاضر در جلسه، و همچنین مشخصات امضا‌داران در سربرگ الزامی است. در صورت وجود شخصیت حقوقی و یا وکیل ارائه مشخصات آنها نیز لازم است. باید به این نکته توجه کرد که اگر شخصی سمتی در جلسه دارد، به‌عنوان مثال رئیس یا منشی جلسه است و جزء سهامداران نیز می‌باشد باید سمتی که در جلسه دارد انتخاب شود.
مرحله ۹: سهام اشخاص
در این مرحله از فرایند ثبت تغییرات شرکت، میزان سهام هر یک از سهامداران شرکت مشخص میشود.
مرحله ۱۰: سمت اشخاص
اطلاعات اشخاصی که در مرحله قبل وارد شدند باید انتخاب شوند و سمت آنها در جلسه و سمتی که در شرکت دارند را تعیین کرده و با نهایت دقت ثبت شوند. بعد از ثبت اطلاعات و دریافت کد رهگیری، اطلاعات دیگر قابل اصلاح نیست و به دلیل اختلاف صورتجلسه تنظیم شده و اطلاعات ارسالی، تغییرات شما در سازمان به رسمیت شناخته نشده و ثبت نمی‌شود.
مرحله ۱۱: ارتباط اشخاص
باید مشخص کنید که تمامی افرادی که در جلسه دارای سمت هستند و در مرحله قبلی نیز اسامی آنها ثبت شده با شرکت چه ارتباط قانونی‌ای دارند. مثلا شخص، منشی شرکت بوده یا وکیل و نماینده شرکت است. نحوه انتخاب ارتباط نیز به‌صورت پیشنهادی و لیست شده است.
مرحله ۱۲: شعب شرکت
در صورتی که شرکت مورد نظر دارای شعبه‌هایی باشد باید اطلاعات مور نیاز نسبت به آن شعب در این بخش وارد شود.
مرحله ۱۳: روزنامه
اطلاعات مرتبط با روزنامه را وارد می‌کنیم.
مرحله ۱۴: تایید درستی ورود اطلاعات و مدارک مورد نیاز
در این مرحله از فرایند درخواست ثبت تغییرات شرکت، روی تمام اطلاعات وارد شده دوباره نظارت کنید و در صورت اطمینان کامل از صحت اطلاعات، کلید تایید را بزنید. بنا بر تصمیمات اتخاذ شده و نوع صورتجلسه مدارک مورد نیاز که باید به اداره ثبت شرکتها ارائه شود به طور خودکار نمایش داده میشود. در سمت راست این فرم گزینه‌ی تایید مدارک مورد نیاز را تیک بزنید؛ به این معنی که متقاضی باید مدارک مورد نیاز را ارائه دهد.
مرحله ۱۵: متن دقیق صورتجلسه
در این مرحله از آموزش ثبت تغییرات شرکت، متن صورتجلسه تایپ شده در سامانه باید با متن صورتجلسه‌ای که به اداره ثبت شرکتها ارائه میشود، تطابق داشته باشد. به‌منظور ایجاد صرفه جویی در وقت می‌توان از متن‌های پیش فرضی که در سامانه قرار داده شده است، استفاده کرد. این متن‌ها بر اساس نوع انتخاب تصمیمات تغییر شرکت، تغییر می‌کند. برای استفاده از این متن‌ها روی کلید دریافت متن پیشنهادی رایانه کلیک کنید. پس از تکمیل صورتجلسه بر روی کلید پذیرش نهایی کلیک کنید.
مرحله ۱۶: پذیرش نهایی صورتجلسه تغییرات
پس از آنکه اطلاعات کاملا وارد شد برای ثبت و ارسال صورتجلسه به سازمان ثبت شرکتها، در آخرین مرحله بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کنید. دقت داشته باشید که پس از پذیرش نهایی امکان ویرایش مجدد اطلاعات وارده وجود نخواهد داشت در نتیجه سعی کنید تمامی اطلاعات هر مرحله را با دقت به‌صورت کامل وارد کنید. پس از اتمام مراحل، تاییدیه پذیرش به متقاضی نشان داده میشود که باید با دقت کامل آن را بررسی کرده و بر اساس آن عمل کند.
بعد از انجام همه مراحل در سامانه ثبت تغییرات شرکتها و اخذ تاییدیه پذیرش، پرینت صفحه حاوی کد رهگیری مربوط به ثبت تغییرات و حفظ آن حداقل تا پایان کامل فرایند ثبت تغییرات لازم است. متقاضی باید نسخه‌های اصلی صورتجلسه و سایر مدارک مورد نیاز را حداکثر تا ۳ روز کاری از طریق باجه‌های اداره پست منطقه سکونت به آدرس درج شده در تاییدیه پذیرش ارسال کنند و هزینه پست مدارک را پرداخت کنند.
بعد از اینکه مدارک به اداره پست ارسال شد، متقاضی می‌تواند با کد رهگیری دریافت شده در مرحله پذیرش نهایی، از طریق منوی پیگیری درخواست، وضعیت درخواست خود را بررسی کند. پس از تکمیل فرایند متقاضی باید مجددا با کد رهگیری وارد شود و هزینه ثبت تغییرات را پرداخت کند.
پس از اینکه اداره پست مدارک لازمه را به اداره ثبت شرکت‌هاارسال کرد، کارشناسی و بررسی‌های لازم توسط اداره انجام میشود و در صورتی که مشکلی مشاهده نشود با ارسال ابلاغیه برای متقاضی، از او دعوت میشود تا برای پیگیری امور مربوطه و پیش برد فرایند ثبت تغییرات شرکت، در اداره ثبت شرکتها حضور پیدا کند. پس از انجام امور مربوطه در سازمان ثبت شرکتها، متقاضی یک نسخه از آگهی را دریافت می‌کند. این آگهی به منظور چاپ به‌طور خودکار برای یکی از روزنامه‌های رسمی ارسال میشود و متقاضی باید از سایت روزنامه رسمی کشور برای پرداخت هزینه، چاپ و دریافت نسخه‌ای از آگهی در زمان مققر اقدام کند.
سوالات متداول برای ثبت تغییرات شرکتها
- آیا در موسسه غیرتجاری می‌توان چند تغییر را در یک صورتجلسه نوشت؟
این تغییرات بستگی به نوع تصمیمات و قالب مجمع برگزاری دارند. اگر تغییرات مورد نظر همگی در اختیار یک نوع مجمع باشند این امر امکان پذیر است.
- چه مدارکی را باید به پیوست صورتجلسه از طریق پست ارسال کنیم؟
رسید پذیرش اینترنتی و مدارکی مانند اساسنامه، اظهارنامه، آگهی تاسیس، آگهی روزنامه، آگهی آخرین تغییرات، کپی شناسنامه و کارت ملی اعضای هیئت مدیره از طریق پست ارسال میشود.
- از روز جلسه تا چاپ روزنامه چند روز طول می‌کشد؟
زمان دقیق و مشخصی برای هیچکدام از مراحل ثبت تغییرات شرکتها تعیین نشده است.
- از چه طریقی برای ثبت تغییرات شرکتها اقدام کنیم؟
همیشه اعتماد به اشخاص و نهادهای باتجربه در هر زمینه‌ای موجب افزایش کیفیت کار میشود. در نتیجه با کمک گرفتن از متخصصین مربوطه می‌توانید به خوبی از پس انجام این عمل برآیید. تماس با مشاوران مجرب وب‌سایت ما می‌تواند پیشنهاد خوبی برای اطمینان خاطر از روند انجام ثبت تغییرات شرکت شما باشد.