برای ثبت شرکت تجاری مراحل و قوانینی مشخص وجود دارد. تمام متقاضیان پس از انجام کلیه مراحل ثبتی باید اقدام به انجام آخرین مرحله ثبت شرکت کنند. این عمل در حقیقت ثبت و انتشار آگهی ثبت شرکت در روزنامه رسمی کشور است که اصطلاحاْ به آن انتشار آگهی نیز می‌گویند. این اقدام از جمله مواردی است که در اکثز کشور ها مطابق قوانین و مقررات انجام می‌شود.
سوال اصلی که وجود دارد این است که به طور کلی چه موضوعاتی باید منتشر شود. در جواب این سوال باید گفت که بر اساس قوانین موجود در آیین نامه ثبت شرکت های تجاری در کشور ما خلاصه مندرجات ثبت دفاتر تجارتی باید جهت اطلاع عموم آگهی و منتشر گردد.پس بنابراین کلیه متقاضیان ثبت شرکت تجاری باید در ابتدا هزینه انتشار آگهی را پرداخت و مندرجات مفاد ثبت مورد نظر را به ثبت برسانند و سپس رسید آن را به ضمیمه اسناد مورد نیاز به اداره ثبت شرکت ها تسلیم نماید تا مراتب متعاقباَ پس از تحقق تشریفات اداری ثبت با رعایت نوبت در روزنامه رسمی کشور منتشر شود.
روزنامه رسمی کشور
در ابتدا باید توضیحی در رابطه با روزنامه رسمی کشور داد، این روزنامه از ارکان قانونی برای اطلاع رسانی در کشور است که به شکل روزنامه است. به طور کلی تمامی قوانین و مقررات و مسائل و موضوعات حقوقی جهت اطلاع عموم در آن درج می گردد .لازم به ذکر است که این روزنامه دولتی بوده و از نظر شکل و ساختار زیر نظر قوه قضاییه کشور است. همچنین شایان به ذکر است که انتشار موارد ذکر شده در آن موجب رسمیت آن ها خواهد شد.
وظیفه روزنامه رسمی
از وظایف اهم و حیاتی روزنامه رسمی کشور باید به انتشار تمامی قوانین و مصوبات مجلس اشاره کرد. ولی این تنها وظیفه این روزنامه نیست، بلکه چاپ آیین نامه ها و مصوبات هیات دولت،آراء وحدت رویه دیوان عالی کشور و دیوان عدالت اداری از دیگر وظایف این روزنامه است.
طبق اصل ۶۹ قانون اساسی کشور تمامی مذاکرات در مجلس باید علنی بوده و روشن باشد. به همین منظور روزنامه رسمی برای اطلاع عموم منتشر شود.لازم به ذکر است که در برخی موارد با توجه به شرایط اضطراری که مربوط به امنیت کشور باشد، رئیس جمهور یا یکی از وزراء یا ده نفر از نمایندگان، می‌توانند تقاضای جلسه غیر علنی کنند که در این رابطه باید گفت که مصوبات جلسه غیر علنی در صورتی معتبر است که با حضور شورای نگهبان به تصویب سه چهارم مجموع نمایندگان برسد.گزارش و مصوبات این جلسات باید پس از برطرف شدن شرایط اضطراری برای اطلاع عموم منتشر گردد.
دیگر وظایف روزنامه رسمی کشور
- انتشار و چاپ بعضی از آگهی های قانونی قضایی به مانند آگهی‌های مربوط به تاسیس و ثبت شرکت ها و علائم تجاری
- درج تشکیل یا انحلال هر نوع شرکت که طبق قوانین موضوعه در اداره ثبت شرکت ها به ثبت رسیده باشد .
- بر اساس ماده ۳۲۴ و ۳۲۷ قانون تجارت کشور انتشار اعلان لازم به دارنده مجهول سند تجاری الزامی است.
- طبق ماده ۲۰ نظامنامه اجرا قانون ثبت شرکت‌ها در کشور انتشار خلاصه نامه شرکت خارجی یا شعبه آن پس از ثبت الزامی است.
- بر اساس ماده ۱۱ قانون فعالیت احزاب انتشار مفاد حکم قطعی راجع به اعتراض به علامت ثبت شده.
- طبق ماده ۲۵ قانون اداره تصویه امور ورشکستگی انتشار آگهی دعوت هیئت بستانکاران
- طبق ماده ۶ نظامنامه قانون تجارت انتشار خلاصه نامه شرکت
در رابطه با این موضوع باید گفت که بر اساس ماده ۱۰۶ قانون در صورتی که تصمیمات مجمع عمومی شامل یکی از امور زیر باشد، باید یک نسخه از صورت جلسه مجمع باید جهت ثبت به مرجع ثبت شرکت ها ارسال شود..
۱- انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان
۲- تصویر ترازنامه
۳- کاهش یا افزایش سرمایه
۴- تغییرات اساسنامه
۵- انحلال شرکت و نحوه تصفیه آن
ثبت آگهی در روزنامه رسمی کشور
لازم به ذکر است که بعد از انجام تشریفات لازم برای ثبت آگهی در روزنامه رسمی کشور، آگهی مورد نظر چاپ می‌شود. همجنین باید گفت که علاوه بر ثبت و آگهی عمومی فعالیت تجارتی که در ابتدای تاسیس صورت می‌پذیرید. کلیه تصمیمات مهم مجمع عمومی، به مانند تغییرات سرمایه،انحلال شرکت و نحوه تصفیه آن نیز باید در مرجع ثبت و روزنامه رسمی،ثبت و منتشر شود.
در ادامه برای ثبت آگهی در روزنامه رسمی کشور باید اینگونه بیان کرد که پس از پرداخت کلیه هزینه ها و بعد از تایید مدارک از مراجع ذی‌ربط و همچنین دریافت شماره ثبت متقاضیان باید به سامانه اینترنتی روزنامه رسمی کشور مراجعه کرده و مراحل مشخص شده برای ثبت آگهی را انجام دهند. لازم به ذکر است که کلیه هزینه ها به صورت اینترنتی پرداخت می‌شود و به متقاضیان کد پیگیری تحویل داده می‌شود که می‌توان از آن پرینت گرفت.
همچنین باید گفت که در چاپ آگهی اطلاعاتی از قبیل نوع فعالیت و نام شرکت درج می‌شود.لازم به توضیح است که برای استعلام از شرکت تثبت شده می‌توان از طریق سامانه مذکور اقدام به پرینت روزنامه رسمی کرد..
بر اساس مصوبات موجود کلیه هزینه های مربوط به ثبت شرکت‌های تجاری، موسسات،ثبت علائم تجاری،اختراعات و… به همراه تغییرات آن ها بر اساس دستورالعمل های مشخص که منطبق بر قانون باشد توسط سازمان هر منطقه تهیه می شود دریافت می گردد.