ثبت شرکت نوعی قرارداد است که در آن اشخاص حقیقی و حقوقی با یکدیگر توافق می‌کنند تا پیش برد اعمال و فعالیت‌های خود را به‌صورت قانونی انجام دهند. تا زمانی که این اشخاص حقیقی و حقوقی به سامانه ثبت شرکتها یا اداره ثبت شرکت مراجعه نکرده باشند و روال قانونی مراحل ثبت شرکت را طی نکرده باشند، رسماً و قانوناً توانایی فعالیت تجاری را ندارند. ثبت شرکت این اطمینان را به مخاطبین یا مشتریان شرکت می‌دهد که روال و شرایط کاری شرکت کاملا قانونی بوده و اقدامات مورد نیاز برای جلب رضایت مخاطبین یا مشتریان انجام شده است.
ثبت شرکت فواید و کاربرد‌های بسیاری دارد. اولین ویژگی آن که به چشم و ذهن مخاطبین نفوذ می‌کند، این است که ثبت شرکت موجب افزایش هرچه بیشتر اعتبار شرکت می‌شود و برای مراجعین تبدیل به محرکی برای همکاری می‌گردد. به‌عنوان مثال بخش کثیری از معامله‌گران مهم‌ترین چیزی که در معامله به آن توجه می‌کنند، همین ثبت شرکت است؛ چون کسی که قصد انعقاد قرارداد مهمی با شرکت مورد نظر دارد یا قصد انجام معامله مهمی را دارد، باید توجه زیادی به میزان اعتبار، قدرت و توانایی شخص حقوقی یا دریافت کردن مجوزهای لازم توسط شرکت مورد نظر و… داشته باشد. همچنین با توجه به مصوبه وزارت دادگستری، توانایی بررسی تمامی شرایط ذکر شده نسبت به شرکت مورد نظر برای عموم مردم آزاد است.
از دیگر مشخصه‌های ثبت شرکت می‌توان به مزایایی همچون اعتبارات و امتیازات خاصی اشاره کرد. به عنوان مثال امکان وام گرفتن از نهاد‌های دولتی یا توانایی شرکت در مناقصات و مزایدات اشاره کرد. این امتیازات ممکن است سود زیادی را برای طرفین معامله به ارمغان آورد.
کاربرد دیگر ثبت شرکت این است که به تمامی قرارداد‌های منعقد شده بین شرکت و سایرین جامه قانون را می‌پوشاند. مثلاً در صورت پیش آمدن برخی مشکلات مانند اسناد غیر رسمی و…، می‌توان با استناد بر قرارداد اولیه تمامی شبهات را برطرف ساخت.
مراحل ثبت شرکت در یک نگاه
تأسیس شرکت همانند سایر کار‌های اداری دچار دشواری‌ها و پیچیدگی‌های خاص خودش است. برای فهم درست و طی کردن کامل این مراحل ابتدا به‌صورت ساده و گذری با مراحل آن آشنا می‌شویم.
- تأیید کردن نوع شرکت و موضوع فعالیت
- انتخاب نام شرکت
- انتخاب اعضا و سمت‌های اداری آن
- طی کردن مراحل ثبت در سامانه اداره ثبت شرکتها
- تهیه و امضاء مدارک ثبتی مانند اساسنامه و…
- ارسال تمامی اسناد و مدارک به اداره ثبت شرکتها
- استعلام ثبت شرکت در سامانه مربوطه
- پرداخت هزینه‌های قانونی
- دریافت کردن آگهی تأسیس در اداره ثبت شرکتها
چه کسانی توانایی ثبت شرکت در ایران را دارند؟
تمامی اشخاص بدون توجه به حقوقی یا حقیقی بودن آن‌ها و فارغ از اینکه تبعه ایران هستند یا نه، می‌توانند ثبت شرکت کنند. افراد خارجی هم می‌توانند به‌صورت مستقل و بدون شریک ایرانی ثبت شرکت را انجام دهند.
سوء پیشینه افراد برای ثبت شرکت مشکلی ایجاد نمی‌کند امّا شخص نمی‌تواند جزو هیئت مدیره، مدیر عامل یا بازرس شرکت باشد.
این امکان وجود دارد که چند شرکت بدون وجود اشخاص حقیقی به‌صورت یک شرکت واحد به یکدیگر ملحق شوند و شرکتی مستقل تشکیل دهند. با هدف تسریع فرایند‌های اشتغال زایی و پیشرفت اقتصادی انجام این فرایند در کشور ایران ساده تر پیگیری می‌شود.
انواع شرکت ها
به طور کلی شرکت ها به ۲ دسته مدنی و تجاری تقسیم می‌شوند.
شرکتهای تجاری: هدف شرکتهای تجاری پیشرفت و کسب منفعت اقتصادی است که تمامی اقدامات و فعالیت‌های این نوع شرکتها حول محور هدف کسب سود انجام می‌گیرد.
شرکتهای تجاری عموماً به دسته های شرکت با مسئولیت محدود، شرکت سهامی خاص، مؤسسه غیر تجاری، شرکت بازرگانی، شرکت دانش بنیان، شرکت تضامنی، شرکت تعاونی، شرکت نسبی و شرکت سهامی عام تقسیم می‌شوند.
شرکتهای مدنی: هدف شرکتهای مدنی ایجاد ارتباط بین اشخاص معامله‌گر است که از طریق ارائه خدمات خاص کسب درامد انجام می‌گیرد.
مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت
در خصوص ثبت شرکت ۲ نوع مدارک لازم است: مدارک عمومی و مدارک خصوصی.
مدارک عمومی ثبت شرکت کارت ملی و شناسنامه کلیه اعضا و شرکاء را شامل می‌شود که اینگونه مدارک فارغ از نوع شرکت تغییر نمی‌کنند و برای ثبت هر نوع شرکتی به آن‌ها نیاز است. تصویر (اسکن) این مدارک در سامانه و همچنین هنگام پست مدارک به اداره ثبت شرکت ها ارسال می شود.
مدارک خصوصی مورد نیاز ثبت شرکت وابسته به نوع شرکتها مثل تعاونی ها، شرکتهای سهامی عام و… است و برای هر نوع شرکت مدارک خاصی طلب می‌شود. همچنین برخی از موضوعات فعالیت مانند مهندسی، تبلیغاتی و… نیاز به مدارک و مجوز هایی جداگانه دارد. در ادامه به بررسی مدارک خصوصی مورد نیاز هر یک از انواع شرکتهای نام برده می‌پردازیم.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت سهامی خاص:
- دو برگ اظهارنامه شرکت
- دو جلد اساسنامه شرکت
- دو نسخه از صورت‌جلسه مجمع عمومی مؤسسین
- دو نسخه از صورت‌جلسه هیأت مدیره با امضای مدیران منتخب مؤسسه
- کپی شناسنامه ای که توسط دفاتر اسناد رسمی برابر اصل شده باشد برای همه اعضای هیئت مدیره، سهامداران و بازرسین مؤسسه
- کپی کارت ملی ای که توسط دفاتر اسناد رسمی برابر اصل شده باشد برای همه اعضای هیئت مدیره، سهامداران و بازرسین مؤسسه
- ارائه گواهی بانکی پرداخت حداقل ۳۵ درصد سرمایه شرکت از بانکی که حساب شرکت در حال تأسیس در آنجا افتتاح شده است.
- ارائه تقویم نامه کارشناس رسمی دادگستری
- ارائه اصل سند مالکیت
- مدارک اثبات عدم سوء پیشینه برای همه اعضای هیئت مدیره و بازرسان شرکت
- ارائه اقرار نامه همه اعضای هیئت مدیره مبنی بر اینکه استخدام رسمی دولتنشده اند و مدیر عامل مبنی بر اینکه مدیر عامل شرکت دیگری نیست.
- امضاء وکالت نامه
- ارائه اصل قیم نامه
- در صورت حضور سهامدار خارجی کپی پاسپورت که توسط دفاتر اسناد رسمی برابر اصل شده باشد و ترجمه ی رسمی آن، اگر شخص حقوقی باشد ارائه گواهی ثبت شرکت در مرجع ثبت شده آن کشور که نشان دهنده آخرین وضعیت شرکت است و ترجمه رسمی آن، همینطور اصل و ترجمه وکالت نامه
- دریافت مجوزهای لازم برای فعالیت از مراجع مربوطه در صورت نیاز
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت سهامی عام:
- دو جلد اساسنامه شرکت
- دو برگ اظهارنامه
- دو نسخه از صورت جلسه مجمع عمومی موًسسین
- دو نسخه از صورت جلسه هیئت مدیره
- آگهی دعوت مجمع موًسسین در روزنامه تعیین شده
- فتوکپی شناسنامه مدیران
- ارائه گواهی بانکی مبنی بر پرداخت حداقل ۳۵ درصد از سرمایه شرکت
- دریافت مجوز یا موافقت اصولی یا مجوز از مراجع مربوطه در صورت نیاز
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت با مسئولیت محدود:
- دو برگ تقاضانامه ثبت شرکتها با مسئولیت محدود
- دو برگ شرکت نامه
- دو جلد اساسنامه شرکت
- دو نسخه از صورت جلسه مجمع عمومی موًسسین و هیاًت مدیره
- فتوکپی شناسنامه کلیه شرکا و مدیران
- دریافت مجوز های مورد نیاز از مراجع مربوطه
مدارک مورد نیاز برای شرکت تضامنی:
- دو برگ تقاضانامه
- دو برگ شرکت نامه
- دو جلد اساسنامه شرکت
- فتوکپی شناسنامه ی شرکا و مدیران
- دریافت مجوز از مراجع مربوطه در صورت نیاز
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت تعاونی
- صورت جلسه تشکیل مجمع موًسسه و اولین مجمع عمومی عادی و اسامی اعضا و شرکا و هیئت مدیره منتخب و بازرسان و مدیر عامل شرکت
- اساسنامه مصوب مجمع عمومی
- دعوتنامه تشکیل اولین مجمع عمومی عادی
- درخواست کتبی ثبت
- طرح پیشنهادی و ارائه مجوز وزارت تعاون
- ارائه رسید پرداخت مقدار لازم سرمایه شرکت با توجه به اساسنامه
- مدارک دعوت تشکیل اولین جلسه مجمع عمومی عادی
- موافقت نامه تشکیل شرکت یا اتحادیه
- دریافت مجوز ثبت شرکت یا اتحادیه و دریافت مجوز های لازم دیگر در صورت نیاز
مدارک مورد نیاز جهت اخذ پروانه تاسیس شرکت تعاونی:
- فتوکپی مدارک ثبت تعاونی دریافت شده از مراجع ثبت
- نسخه ای از روزنامه رسمی که آگهی تشکیل شرکت تعاونی در آن چاپ شده
- تقاضانامه برای اخذ پروانه تاسیس نوشته شده به عنوان اداره تعاون
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت مختلط سهامی:
- یک نسخه مصدق از شرکت نامه
- یک نسخه مصدق از اساسنامه
- اسامی مدیر یا مدیران شرکت
- نوشته ای با امضای مدیر شرکت نشانگر تعهد پرداخت تمام سرمایه و پرداخت واقعی حداقل ۳۵ درصد از سرمایه شرکت
- سوابق مصدق از تصمیمات مجمع عمومی
- نوشته ای با امضای مدیر شرکت نشانگر پرداخت تمام سرمایه نقدی شرکای ضامن و تسلیم تمام سرمایه غیر نقدی با تعیین قیمت حصه های غیر نقدی
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت مختلط غیر سهامی:
- یک نسخه مصدق از شرکت نامه
- یک نسخه مصدق از اساسنامه
- اسامی شرکت یا شرکای ضامن که سمت مدیریت دارند
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت نسبی:
- یک نسخه مصدق از شرکت نامه
- یک نسخه مصدق از اساسنامه
مراحل ثبت شرکت
پس از فراهم کردن مدارک خواسته شده با توجه به نوع شرکت، باید به سامانه ثبت شرکت به نشانی irsherkat.ssaa.irمراجعه کرده و پس از وارد کردن اطلاعات مورد نیاز مدارک خود را ارسال کنید. تکمیل اطلاعات خواسته شده اولین مرحله از مراحل ثبت شرکت از طریق سامانه است.
پس از آن وارد بخش انتخاب نام شرکت می‌شویم که شما می‌توانید ۵ نام را به ترتیب اولویت برای شرکت خود انتخاب کنید. برخی شرایطی که نام‌های انتخابی باید رعایت کنند: خارجی نباشند، مطابق فرهنگ اسلامی باشند، بامفهوم باشند و مهم‌تر از همه، قبلاً به ثبت نرسیده باشند.
پس از گذراندن مراحل انتخاب نام شرکت، باید برخی از مدارک و اطلاعات تکمیلی از قبیل آدرس شرکت، آدرس دفتر مرکزی، تخمین میزان سرمایه شرکت، مشخصات اعضای شرکت، تعیین تعداد و ارزش سهام شرکت و… را تکمیل کنید.
پس از پذیرش اینترنتی توسط سامانه ثبت شرکت، شما موظف به ارسال برخی از مدارک مانند نسخه اصلی صورت جلسه‌های شرکت از طریق پست هستید. پس از ارسال مدارک ممکن است یکی از ۳ حالت زیر برای شما رخ دهد:
- رد پرونده
- نقص پرونده
- صدور آگهی
پس از آنکه درخواست ثبت شرکت در دو نسخه ثبت شد، یک نسخه از آن در پرونده ضبط شده و مندرجات آن در دفتر مخصوص ثبت شرکتها به ثبت می‌رسد و متصدی باید نسخه دوم آن را با قید تاریخ و شماره ثبت پس از امضاء و مهر به متقاضی تسلیم می نماید و صاحبان امضاء مجاز، دفتر مخصوص را امضاء می کنند. ثبت در دفتر مزبور مانند ثبت سند در دفترخانه اسناد رسمی است.
پس از اتمام کار‌های ثبت شرکت، آگهی ثبت شرکت در یکی از روزنامه‌های رسمی صادر می‌شود.
ثبت شرکت از لحاظ زمانی چقدر طول می‌کشد؟
می‌توان گفت مدت زمان پروسه ثبت شرکت به شیوه عملکرد شما بستگی دارد. اگر از طریق یک شرکت حقوقی واسطه اقدام به ثبت شرکت کنید با توجه به میزان تجربه این شرکتها، زمان کمتری طلب می‌کند؛ اما اگر خودتان قصد ثبت شرکت را دارید، در نقطه مقابل حالت قبل قرار دارید یعنی تجربه شما کم است که این امر می‌تواند موجب آزمون و خطا شود در نتیجه ممکن است ثبت شرکت مدت زمان بیشتری نیاز داشته باشد.
در این مقاله تا حد امکان تلاش کردیم تا مطلبی شیوا و حلال مشکلات به دست شما عزیزان برسد. اما پیشنهاد ما این است که به مطالب گفته شده بسنده نکنید و با متخصصین و سررشته داران این رشته حتما مصاحبه داشته باشید تا با اطمینان کامل به انجام فرایند ثبت شرکت بپردازید. با تشکر